میل سرور چیست؟

ارتباطات از طریق ایمیل بخش اساسی از زندگی روزمره شخصی و حرفه‌ای ما شده‌اند. میل سرور یا سرور ایمیل، یکی از اصلی‌ترین ابزارهایی است که این نوع ارتباطات را ممکن می‌سازد. این سیستم‌ها ارسال، دریافت و ذخیره‌سازی ایمیل‌ها را به روشی منظم و کارآمد انجام می‌دهند. خرید میل سرور برای کسب‌وکار‌های حرفه‌ای به یک ضرورت تبدیل شده است تا هویت سازمانی خود را بتوانند حفظ کنند. در این مقاله، به تشریح مفهوم میل سرور، انواع آن و دلایلی که کسب‌وکارها باید از میل سرور استفاده کنند، پرداختیم.

میل سرور؛ وظیفه مدیریت شبکه ارسال و دریافت ایمیل‌ها

میل سرور در واقع سروری است که مسئول مدیریت شبکه‌ ارسال و دریافت ایمیل‌ها است. در واقع، وقتی شما یک ایمیل ارسال می‌کنید، این پیام از طریق سرور ایمیل شما به میل سرور گیرنده منتقل می‌شود. سرورها با استفاده از پروتکل‌هایی مانند SMTP (برای ارسال)، POP3 و IMAP (برای دریافت) این فرآیند را مدیریت می‌کنند.

این پروتکل‌ها، قوانین و دستورالعمل‌های تعیین‌کننده نحوه ارسال و دریافت پیام‌ها هستند. سرورهای ایمیل علاوه‌بر اطمینان از تحویل ایمیل‌ها، نقش مهمی در امنیت وب ایفا می‌کنند. برای استفاده از همه مزایای آن‌ها بهتر است از هاست ایمیل نیز استفاده کنید. هاست ایمیل را می‌توانید از برتینا به‌عنوان شرکت هاستینگ معتبر تهیه کنید.

انواع میل سرور؛ سرورهای ایمیل ورودی و خروجی

دو نوع میل سرور اصلی وجود دارد: سرورهای ایمیل ورودی (مانند POP3 و IMAP) و سرورهای ایمیل خروجی (SMTP). سرورهای ورودی مسئولیت ذخیره‌سازی ایمیل‌های جدید و ارائه آن‌ها به کاربران را دارند. سرورهای خروجی مسئول فرآیند ارسال ایمیل‌ها به سایر سرورها یا گیرندگان هستند. انتخاب نوع میل سرور بستگی به نیازهای کاربر از جمله تعداد ایمیل‌ها و امنیت دارد.

همچنین برای استفاده از میل سرور به‌صورت حرفه‌ای نیاز به یک هاست ایمیل خواهید داشت. توجه داشته باشید قیمت هاست ایمیل همانند قیمت سرور اختصاصی به کانفیگ سرور مورد نظر شما بستگی دارد. در ادامه هرکدام از انواع میل سرورها را توضیح می‌دهیم.

سرورهای POP3؛ انتقال ایمیل‌ها از سرور به دستگاه کاربر و ذخیره‌سازی آن‌ها

نام سرور POP3، مخفف Post Office Protocol است. این پروتکل، پیام‌های الکترونیکی را از سرور به دستگاه کاربر منتقل و آن‌ها را روی دستگاه‌هایی مانند کامپیوتر یا گوشی هوشمند ذخیره می‌کند. پس از دانلود پیام توسط کاربر، پیام به صورت اتوماتیک از سرور حذف شده تا فضای بیشتری برای سرور فراهم شود. POP3 به کاربران این قابلیت را می‌دهد که پیام‌های خود را به صورت آفلاین روی دستگاه‌هایشان ذخیره و مشاهده کنند.

سرورهای IMAP؛ امکان مشاهده ایمیل‌ها پیش از دانلود آن‌ها

IMAP مخفف Internet Message Access Protocol بوده و به کاربران امکان می‌دهد که پیش از دانلود ایمیل‌ها در دستگاه‌های خود، آن‌ها را روی سرور مشاهده، حذف یا مرتب‌سازی کنند. پیام‌هایی که توسط کاربر حذف نشده باشند، به صورت نسخه کپی روی سرور باقی می‌مانند و هر زمان قابل بازیابی هستند. 

در کل پروتکل IMAP پیام‌ها را روی سرور نگه می‌دارد؛ درحالی‌که POP3 پیام‌ها را مستقیماً روی دستگاه کاربر (چه کامپیوتر و چه گوشی موبایل) ذخیره می‌کند. یادآوری می‌کنیم که IMAP تنها در دریافت ایمیل‌ها فعالیت می‌کند و در ارسال آن‌ها نقشی ندارد. 

میل سرور SMTP؛ پروتکل استاندارد برای ارسال ایمیل‌ها 

سرور SMTP یا Simple Mail Transfer Protocol یک پروتکل استاندارد برای ارسال ایمیل‌ها در اینترنت بوده و وظیفه‌ اصلی آن، مدیریت فرآیند ارسال ایمیل از یک نقطه به نقطه دیگر است. در واقع SMTP با سرورهای دیگر ایمیل، مانند POP3 و IMAP، همکاری می‌کند تا فرآیند تبادل ایمیل‌ها را ممکن سازد. وقتی کاربری روی دکمه‌ ارسال ایمیل کلیک کند، سرور SMTP اقدام به برقراری ارتباط با سرور مقصد (گیرنده) کرده و سپس اطلاعات مورد نیاز برای انتقال ایمیل را جمع‌آوری می‌کند. این اطلاعات عبارت‌اند از: 

• نام سرور SMTP که توسط ارائه‌دهنده خدمات اینترنت تعیین می‌شود
• آدرس ایمیل فرستنده و گیرنده
• محتوای پیام

درصورتی‌که هر دو آدرس ایمیل (فرستنده و گیرنده) از یک دامنه باشند، سرور SMTP پیام را بلافاصله به سرور مقصد در همان شبکه محلی هدایت می‌کند. اما اگر این آدرس‌ها از دامنه‌های متفاوت باشند، سرور SMTP باید از یک سیستم نام دامنه (DNS) استفاده کند تا آدرس IP مناسب سرور گیرنده را پیدا کرده و سپس ایمیل را به آن سرور منتقل کند. این فرآیند اطمینان می‌دهد که ایمیل‌ها به‌طور صحیح و امن به مقصد برسند.

فرایند ارسال ایمیل با استفاده از میل سرور؛ ارسال امن و محافظت شده ایمیل‌ها

فرایند ارسال ایمیل توسط یک میل سرور شامل مراحل دقیق و هماهنگی بین سیستم‌های مختلف است. در ادامه مراحل کلیدی این فرایند را بررسی خواهیم کرد.

1. نوشتن ایمیل: کاربر ابتدا متن ایمیل خود را در یک سرویس ایمیل مانند Gmail یا Outlook می‌نویسد و سپس دکمه ارسال را فشار می‌دهد.
2. اتصال به سرور SMTP: سرویس ایمیل به سرور SMTP متصل می‌شود. این سرور وظیفه دارد که پروسه ارسال ایمیل را مدیریت کند.
3. پردازش اطلاعات ایمیل: سرور SMTP اطلاعات مهم ایمیل از جمله آدرس گیرنده، متن پیام و هر پیوست احتمالی را شناسایی و پردازش می‌کند.
4. هدایت ایمیل: اگر فرستنده و گیرنده در یک دامنه باشند، سرور SMTP ایمیل را مستقیماً به سرور POP3 یا IMAP داخلی هدایت می‌کند. در غیر این صورت، از سیستم DNS برای یافتن سرور مقصد استفاده می‌کند. سرور DNS نام دامنه گیرنده را به یک آدرس IP ترجمه می‌کند.
5. انتقال ایمیل: آدرس IP سرور گیرنده به سرور SMTP داده می‌شود و ایمیل از طریق شبکه اینترنت بین سرورهای SMTP منتقل می‌شود تا به مقصد برسد.
6. دریافت ایمیل: سرور SMTP گیرنده پیام را دریافت کرده و آن را برای تحویل به سرور POP3 یا IMAP گیرنده هدایت می‌کند. پیام در صف انتظار قرار می‌گیرد تا گیرنده از طریق برنامه خود به ایمیل دسترسی پیدا کند.

این فرایند اطمینان می‌دهد که ایمیل‌ها به صورت امن و محافظت شده از فرستنده به گیرنده منتقل می‌شوند. استفاده از یک میل سرور اختصاصی امنیت و ویژگی‌های بیشتری از جمله رمزگذاری ارتباطات و امکان ارسال تعداد نامحدود ایمیل فراهم می‌کند. همچنین، با استفاده از IP ثابت و قابل اعتماد، احتمال رسیدن ایمیل‌ها به صندوق ورودی گیرندگان به جای پوشه‌ی اسپم، افزایش پیدا می‌کند. 

برای داشتن IP ثابت باید از هاست ایمیل استفاده کنید. برخی از ارائه‌دهندگان سرویس‌های هاستینگ، خرید سرور ارزان را برای استفاده از میل سرور پیشنهاد می‌دهند. درصورتی‌که اغلب این سرورها IP ثابت ندارند و باعث اسپم شدن ایمیل‌های شما خواهند شد.

چرا کسب‌وکارها باید میل سرور داشته باشند؟

ایمیل یکی از ابزارهای اساسی ارتباطی در دنیای کسب‌وکار است و داشتن یک سیستم ایمیل مطمئن و قابل کنترل برای هر سازمانی ضروری خواهد بود. در ادامه، به بررسی مزایای داشتن یک میل سرور اختصاصی برای کسب‌وکارها می‌پردازیم. همچنین توجه داشته باشید به‌منظور بهره‌وری از کلیه مزایای میل سرور باید هاست ایمیل قدرتمندی نیز داشته باشید. اگر نمی‌دانید «هاست ایمیل چیست» حتما مقاله لینک شده را مطالعه کنید تا از مزایا و ویژگی‌های میل سرورها بتوانید به‌خوبی استفاده کنید.

کنترل بیشتر و حریم خصوصی؛ تنظیم محیط ایمیل مطابق با استانداردها توسط میل سرور

با داشتن یک میل سرور اختصاصی، شما کنترل کامل روی تنظیمات امنیتی و حفظ حریم خصوصی دارید. این امر به شما امکان می‌دهد تا محیط ایمیل خود را مطابق با استانداردها و الزامات قانونی و تجاری خاص سازمان خود تنظیم کنید.

پایداری و در دسترس بودن میل سرور؛ ارسال و دریافت سریع ایمیل‌ها

هر سازمانی برای ارسال و دریافت سریع و دقیق ایمیل‌های خود نیاز به یک سیستم ایمیل پایدار دارد. میل سرورهای اختصاصی معمولاً به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که حداکثر پایداری و زمان بی‌نقص عملکرد را ارائه می‌دهند. با این حال، در مواقعی که مشکلاتی پیش بیاید، تیم فنی سازمان یا ارائه‌دهنده سرویس میزبانی ایمیل شما به‌سرعت وارد عمل شده و مشکل را حل می‌کند.

حفظ هویت سازمان؛ مزیت مهم استفاده از میل سرور

وقتی از یک میل سرور اختصاصی استفاده می‌کنید، شما می‌توانید نشانی ایمیل سازمانی خود را حفظ کنید و از لوگو و امضای الکترونیکی استاندارد شرکت در تمام ایمیل‌ها استفاده کنید. این امر به تقویت و حفظ برند و هویت سازمانی شما کمک می‌کند.

استفاده از میل سرور؛ یک ضرورت برای سازمان‌های بزرگ‌ و کوچک

ایمیل به‌عنوان یکی از ابزارهای اصلی ارتباطی و تبادل اطلاعات در کسب‌وکارها و زندگی روزمره بسیار استفاده می‌شود و میل سرور یکی از عناصر بنیادی این فرآیند است. میل سرور نقش مهمی در مدیریت و امنیت ارتباطات ایمیلی ایفا می‌کند. انواع مختلف میل سرورها به کاربران امکانات مختلفی ارائه می‌دهند که متناسب با نیازهای آن‌ها انتخاب خواهند شد. 

در کسب‌وکارها، داشتن یک میل سرور اختصاصی مزایایی از جمله کنترل بیشتر، حفظ حریم خصوصی، پایداری و در دسترس بودن و حفظ هویت سازمانی را به همراه دارد. به‌طورکلی، میل سرورها ابزاری اساسی برای مدیریت ایمیل‌ها و تسهیل ارتباطات در دنیای مدرن محسوب می‌شوند و برای کسب‌وکارها اهمیت چشمگیری دارند. برای دریافت میل سرور اختصاصی یا هاست ایمیل SmarterMail می‌توانید صفحه هاست ایمیل برتینا را مشاهده کنید. همچنین سوالات خود درباره میل سرور و ایمیل سازمانی را از طریق راه‌های ارتباطی موجود در سایت از کارشناسان برتینا بپرسید.